گزارش جلسه شورای عمومی اداری

یوم دوشنبه مورخ ۱۷/۱۰/۱۳۹۷ جلسه عمومی اداری دانشگاه جامی با حضور ریاست محترم دانشگاه، معاونین محترم، ریاست های محترم دانشکده ها، آمرین محترم دیپارتمنت ها و بخش ها، مدیران و کارمندان گرامی دایرگردید.
نخست جلسه با تلاوت آیات کلام الهی توسط محترم بهاء الدین جامی آغاز شد و بعداَ اجنداء توسط استاد شمس الحق فضل معاون اداری و مالی دانشگاه ارائه گردید.
متعاقبا ریاست محترم دانشگاه صحبت های افتتاحیه خویش را پیرامون وضعیت عمومی فعالیت های سال گذشته مالی، پلان های سال آینده مالی و تحصیلی ایراد نموده، ضمن سپاسگزاری از تلاش و زحمات تمامی همکاران، ازفعالیت کمیته ارزیابی و اجراآت سالانه همکاران تشکرنمود. رئیس دانشگاه طی صحبت خویش خواستار تلاش های بیشتر همکاران درسال آینده با ارائه و آماده نمودن اسناد و طی مراحل گزارش های اداری شد. همچنان تاکید نمود تا کار تیمی و پلان شده، حضور مستمر همکاران جهت خدمات رسانی با کیفیت در دانشگاه ادامه یابد.
بعد از صحبت های افتتاحیه ریاست محترم دانشگاه، گزارش فعالیت های کمیته ارزیابی اجراآت سالانه کارمندان توسط معاونیت محترم علمی جناب استاد نصیراحمد فرهمند ارائه گردید. وی ضمن سپاسگزاری و قدردانی از همکاری پرسونل علمی و اداری درقسمت پیشبرد امور ارزیابی، تاکید نمود که تنها راه شناسایی نقاط قوت و ضعف در رفتار و عملکرد فعالیت ها، ارزیابی سالانه خواهد بود؛ که بتوان از این طریق پلان های بهبود را درسال بعدی ترتیب داد.
همچنان استاد فرهمند نتیجه ارزیابی های کمیته را از فعالیت همکاران درسال گذشته مثبت ارزیابی نموده، وگفت که تعدادی از همکاران موفق شدند با تلاش بیشتر به نتایج بهتری دست یابند؛ که بر مبنای اصل مکافات، برای شان تقدیرنامه هایی از جانب ریاست دانشگاه در نظر گرفته شده تا انگیزه بیشتری بوجود آید. معاونیت محترم علمی بعدآ به معرفی همکاران جدیدالتقرر پرداخت.
دربخش دیگری ازجلسه عمومی اداری محترم استاد میرعثمان ایوبی رئیس هیئت امنا به تشریح بخش های از کتاب رهنمای کارمند درسال ۱۳۹۸ پرداخت.
کتاب رهنمای کارمند، شامل بخش های معرفی دانشگاه، اهداف، پالیسی ها، طرزالعمل سالانه کار در محیط دانشگاه، لوایح وظایف پرسونل، تقویم اکادمیک، فرمت های ثبت گزارش ماهوار، پلان عملیاتی و سایر امور مربوطه میباشد، تا تمام کارمندان با در نظر داشت لایحه وظایف به ترتیب پلان عملیاتی پرداخته؛ و دراخیر هر ماه بر مبنای پلان و لایحه وظایف، گزارش ماهوار خویش را ارائه نمایند. وی تاکید نمود که ارزیابی سالانه به رویت اسنادی مانند: لایحه وظایف، پلان عملیاتی،گزارش ماهوار و اسناد آرشیف شده شعبات انجام می گیرد. کارمندان مؤظف اند تا از تمام فعالیت های خویش اسناد ترتیب و حفظ نموده و به موقع گزارش دهی نمایند.
در بخش بعدی به درخواست معاونیت اداری به همکاران یاد آوری گردید تا پیشنهادات خویش را در قسمت تجهیزات و لوازم مورد ضرورت درسال آینده بصورت مکتوبی به این اداره بسپارند تا بتوان پلان خریداری را قبل از شروع سمستر تحصیلی جدید ترتیب و مطابق آن اجراآت نمود. همچنان توصیه گردید تا دانشکده های شش گانه لست اساتید سمستر بعدی را، هر چه زودتر به مدیریت منابع بشری جهت عقد قرارداد بسپارند، تا اسناد طی مراحل گردد.
معاونیت اداری درقسمت حضور به موقع همکاران و حاضری مستمرشان تاکید جدی نمود و خواستار عملی نمودن پرنسیب های حاضری شد و یاد آور گردید که طبق هدایات قبلی کارمندانی که در ثبت حاضری الکترونیکی کوتاهی نمایند، غیرحاضرمحسوب گردیده؛ کسرمعاش خواهند شد.
در قسمت های بعدی جلسه، محترم سید شفیع سادات مسئول کمیته امتحانات، گزارش کوتاهی از فعالیت های آن کمیته در ماه جاری ارائه نموده و بیان داشت که گزارش مکمل از جریان امتحان نهایی درسمستر خزانی سال ۱۳۹۷ در ختم امتحانات به مسئولین ارسال خواهد شد .
در بخش بعدی؛ استاد بصیراحمد حصین مسئول کمیته تضمین کیفیت خواستار عملی نمودن معیارهای برنامه ارتقاء تضمین کیفیت درتمام بخش ادارات گردید؛ و یاد آورشد که پروسه ارزیابی برای دور دوم درجریان است و درقسمت تهیه اسناد مورد ضرورت باید همه ادارات همکاری نمایند .
در قسمت اخیر برنامه؛ بعداز صحبت های متفرقه به توزیع تقدیرنامه های همکارانی که در ارزیابی اخیر؛ نمرات عالی وخوب بدست آوردند، پرداخته شد و برنامه با دعای اختتامیه پایان یافت .